• محافظ البنك المركزي
  • يفتتح مبنى التقنية بشركة السودان
  • نشرة تداول
  • لمنتجات شركة السودان بالبورصة
  • صرح
  • تنمية واعمار في جميع انحاء السودان
  • صكوك الاستثمار الحكومية (صرح)
  • تبني ما دمرته الحرب
  • شهادات شهامة
  • حماية للاقتصاد الوطني
  • شهامة الاختيار الذكي
  • ضمان من الدرجة الاولى

الخطوات الاجرائية لتنفيذ المشروعات

نسخة للطباعةإرسال عبر البريد الاكتروني

ويقوم هذا القسم بتنفيذ عمليات تمويل مشروعات التنمية حسب توجيهات وزارة المالية والاقتصاد وذلك خصماً على موارد الإصدارات التي طرحت بعد معرفة نتيجة الطرح، حيث تتم هذه العملية وفق التسلسل والاجراءات الآتية:

اولاً: التخصيص (الاجراءات الشرائية):
ويقصد به توزيع موارد الإصدار المعني على المشروعات المطلوب تمويلها، يكون ذلك بموجب خطاب صادر عن ادارة الدين الداخلى بوزارة المالية يرسل للشركة متضمناً الآتي:

  1. الجهة التي تم تخصيص المبالغ لها.
  2. تصديق الادارة العامة للشراء والتعاقد للجهات أو الشركات التي ستقوم بتنفيذ المشروعات.
  3. مبالغ التخصيص أمام كل شركة.
  4. مستندات المشروع:
    1. تقرير العطاء والعروض المقدمة من الشركات وتشمل:
      1. الفواتير/ جداول الكميات.
      2. الكاتلوجات/ الخرط/ التصاميم.
      3. الفترة الزمنية لتنفيذ المشروع.
    2. تحديد اللجان الفنية التي ستقوم بمطابقة المواصفات، أو
    3. تحديد الاستشاري المشرف على تنفيذ المشروع.
  5. تحديد صيغة تنفيذ المشروع (ايجارة، مرابحة، استصناع).
  6. في حالة التنفيذ عن طريق الايجارة، تقدم مستندات الاصول المراد بيعها وايجارتها.
  7. يتم تحويل هذا الخطاب لإدارة الاستثمار والمشروعات للبدء في إجراءات تكملة المستندات وتوقيع العقد.
  8. يتم فتح ملف للتخصيصات المستلمة مصنفة حسب الجهات وتسجل بالنظام وتختم بختم (تم التسجيل).

ثانياً: تكملة ملف المشروع:
المستندات والمطلوبات الآتية يجب أن تكون بملف المشروع قبل إعداد مسودة عقد التمويل، وتتمثل في:

  1. صورة من تصديق وزارة المالية وإدارة الشراء والتعاقد.
  2. صورة من شهادة تأسيس الشركة أو اسم العمل وذلك لتسجيل اسم الطرف الثاني بصورة صحيحة.
  3. إفادة الجهة المستفيدة باكمال الطرف الثاني لمبلغ تأمين العطاء لـ10% كضمان لحسن التنفيذ، وذلك في حالة الشركات المؤهلة عن طريق العطاءات.
  4. العرض/ الفاتورة الأصلية المقدمة من الطرف الثاني بخصوص موضوع العقد، وتشمل الأسعار ـ (تتم مراجعتها مع المبلغ المصدق) ـ والمواصفات الفنية (الكاتلوجات).
  5. خطاب الجهة المستفيدة بتحديد الفترة الزمنية المطلوبة لانفاذ المشروع، وذلك إذا لم تكن مضمنة بالعرض المقدم من الطرف الثاني.
  6. خطاب الجهة المستفيدة بتحديد مكان التسليم، وذلك للمشروعات التي تتطلب ذلك إذا لم تكن مضمنة بالعرض.
  7. خطاب الجهة المستفيدة بتسمية الاستشاري أو اللجنة أو اللجان الفنية التي ستشرف على العمل أو التي ستصدر شهادة المطابقة للمواصفات الفنية.
  8. خطاب من الطرف الثاني باستلام الموقع أو المواقع وخلوها من الموانع وجاهزيتها لبدء العمل بالمشروع فيها، وذلك للمشروعات التي تتطلب استلاماً للموقع.
  9. خطاب الطرف الثاني بتفويض مندوب بالتوقيع على العقد وتصوير اثبات شخصيته (بطاقة شخصية/جواز/رخصة قيادة) سارية المفعول وتدوين أرقام التلفونات للاتصال والفاكس والعنوان وأي معلومات ضرورية لازمة تسهل عملية الاتصال به.
  10. طباعة مسودة العقد وعرضها على رئيس القسم.

ثالثاً: إعداد مسودة العقود مع المقاولين والموردين
عند الشروع في إعداد مسودات العقود يجب التقيد بالآتي:

  1. كتابة تاريخ توقيع العقد (التاريخ الهجري والإفرنجي).
  2. الطرف الأول هو شركة السودان للخدمات المالية، ويسجل اسم ممثل الشركة في التوقيع على هذا العقد، وذلك حسب صلاحية التوقيع على العقود كالآتي:
    1. السيد/ المدير العام، للعقود من (1,500,000) جنيه فما فأكثر.
    2. السيد/ نائب المدير العام، للعقود أكثر من 500,000 جنيه وأقل من 1,500,000 جنيه.
    3. السيد/ مدير الاستثمار والمشروعات، للعقود التي تبلغ قيمتها حتى 500,000 جنيه.
  3. التمهيد: ويقصد به إعطاء خلفية عن العقد والمطلوب فيه وشرح الأعمال المطلوبة.
  4. مستندات العقد: وفيه يتم تحديد المستندات التي سيتم الاعتداد بها في العقد ويتم الرجوع إليها عند تنفيذ مراحل العقد.
  5. تفسيرات العقد: يجب تحديد معاني الكلمات التي ترد في العقد والمقصود منها بصورة واضحة (مثل الاستشاري/ الاستلام الابتدائي/ الاستلام النهائي/ ... إلخ).
  6. التزامات الطرف الأول: وفيها يتم التحديد بصورة واضحة التزامات الطرف الأول.
  7. التزامات الطرف الثاني: وفيها يتم التحديد بصورة واضحة التزامات الطرف الثاني.
  8. طرق الدفع: وفيها يتم تحديد الكيفية التي سيتم بها دفع مبلغ العقد وهي إما صرفية واحدة تتم عند الانتهاء من الأعمال، أو الدفع حسب ما تم انجازه من أعمال بنسب مؤية.
  9. في حالة الدفع على أجزاء وفي حالة وجود دفعة مقدمة مقابل خطاب ضمان يجب أن يكون خطاب الضمان المقدم من الطرف الثاني بالمواصفات الآتية:
    1. أن يكون غير مشروط.
    2. أن يكون غير قابل للنقض.
    3. أن يكون ساري المفعول طيلة فترة سريان العقد.
    4. لا تتجاوز نسبة الدفعة المقدمة 30% من قيمة العقد.
  10. في عقود المقاولات هنالك خيار دفع قيمة مواد بالموقع، حيث تخصم هذه القيمة من الصرفيات اللاحقة للعمل المنجز، وتمنح الشركة قيمة مواد بالموقع في حالة وجود خطاب ضمان الدفعة المقدمة.
  11. دائما يتم حجز ما قيمته 10% أو أكثر من قيمة العقد للاستلام الابتدائى ، تدفع عند اتمام عملية الاستلام الابتدائى للمشروع بواسطة الطرف الأول.
  12. يتم تحديد غرامة التأخير في تنفيذ الأعمال كالآتي:
    1. 300 جنيه في اليوم الواحد بالنسبة لعقود التوريد.
    2. 500 جنيه في اليوم الواحد بالنسبة لعقود المقاولات.
  13. يتم النص على أن سريان العقد يبدأ من تاريخ التوقيع عليه وليس أي تاريخ آخر.
  14. الصرفيات والدفعيات تتم خلال اسبوع من تاريخ التقديم لها.
  15. في نهاية العقد يتم تسجيل أسماء وصفات الموقعين وأرقام وتواريخ ومكان إصدار  مستندات إثبات الشخصية على العقد وكذلك أسماء الشهود (شاهدين على الأقل).
  16. يتم تسجيل إثبات عملية التوثيق حسب العرف السائد بالعقود القانونية، وتوثق عقود الشركة بواسطة السيد/ مدير عام الادارة القانونية – المستشار القانوني للشركة – بنك السودان المركزي.
  17. تسلم نسخة من المسودة للمقاول أو المورد للاطلاع عليها والنقاش فيها مع رئيس قسم الصكوك والمشروعات للوصول إلى اتفاق على شروط العقد.
  18. ترسل النسخة التى تمت مناقشتها مع الطرف الثاني بالإضافة إلى مستندات العقد إلى السيد/ مدير الاستثثمار والمشروعات للإطلاع عليها وإبداء ملاحظاته عليها والتنقيح ومن ثم رفعها إلى ممثل الشركة المعتمد (المدير العام، أو نائب المدير العام) وذلك حسب صلاحيات توقيع العقود.
  19. بعد إطلاع الإدارة على مسودة العقد وإبداء الملاحظات عليها يتم تحديد موعداً لتوقيع العقد كالآتي:
    1. المدير العام، فى الايام التى يحددها بالتنسيق مع السكرتارية، بشرط إطلاع المدير العام على مسودة العقد وموافقته عليها قبل 24 ساعة على الأقل.
    2. نائب المدير العام، في أي يوم بالتنسيق مع السكرتارية، بشرط إطلاع نائب المدير العام على مسودة العقد وموافقته عليها قبل 24 ساعة على الأقل.
    3. مدير الاستثمار والمشروعات، في أي يوم بالتنسيق مع قسم المشروعات، بشرط إطلاعه على مسودة العقد وموافقته عليها قبل 24 ساعة على الأقل.

رابعًا: التوقيع على العقود:
في اليوم المحدد لتوقيع العقود يتم طباعة أربعة نسخ من كل عقد وبحضور الطرف الثاني والشهود وبعد الاستيثاق من هوياتهم يتم التوقيع على العقود كالآتي:

  1. ممثل الشركة: توقيع إبتدائي على صفحات العقد يمين، وتوقيع كامل بالصفحة الأخيرة أمام اسمه.
  2. الطرف الثاني: توقيع ابتدائي على صفحات العقد شمال، وتوقيع كامل بالصفحة الأخيرة أمام اسمه.
  3. الشهود: توقيع كامل لكل شاهد أمام اسمه بالصفحة الأخيرة.

خامساً: توثيق العقود:
بعد التوقيع على العقود يقوم الطرف الثاني بدفع رسوم توثيق العقود كالآتي:

  1. مبلغ التوثيق 300 جنيه للعقود التى تتجاوز قيمتها 100,000 جنيه و 200 جنيه للعقود التى تزيد عن 5000 دنيه وتدفع بشيك باسم السيد/ وكيل وزارة العدل).
  2. يستلم قسم الصكوك والمشروعات صورة من شيك رسوم التوثيق و
  3. ترسل العقود إضافة إلى رسوم التوثيق إلى السيد/ المستشار القانوني.
  4. يتم ارسال اصل توريد قيمة الشيك (اورنيك 15) ويتم تسليمه للطرف الثانى.
  5. يتم تسجيل بيانات العقد بالنظام ويختم بختم تم التسجيل ويفتح حساب للشركة الموردة أو المقاول بالنظام.
  6. تحفظ نسخة من العقد بملف المشروع وأخرى بملف العقود الموقعة وترسل الثالثة إلى إدارة الحسابات بينما ترسل الرابعة بخطاب إلى وزارةالمالية والاقتصاد (قسم الصكوك).

سادساً: خطابات الضمان:

  1. توضع خطابات الضمان بملفات منفصلة (حسب شهور السنة) مرتبة ترتيباً تاريخياً حسب تاريخ استحقاق كل خطاب وتحفظ بخزنة القسم.
  2. يتم تجديد خطابات الضمان عند تاريخ استحقاق أي من منها طرف القسم وأن المشروع لازال قيد التنفيذ. و يرسل خطاب للبنك مصدر الضمان للتجديد، وتكون صيغته أما تجديد أو تسييل الخطاب لصالح الشركة.
  3. يتم إرجاع خطابات الضمان عند انتهاء الغرض منه ويعاد للبنك المصدر او للطرف الثاني ويتم تصويره ويسلم الأصل لمندوب الطرف الثاني المفوض، حيث يقوم بالتوقيع على صورة الخطاب/ الخطابات افادة منه بالاستلام، حيث تحفظ هذه الصورة بملف خطابات الضمان المسلمة.

سابعاً:الصرفيات:
عند الانتهاء من تنفيذ المشروع أو جزء منه حسب الاتفاق بالعقد يتقدم الطرف الثاني بواسطة الاستشارى بطلب للطرف الأول لدفع المبلغ المستحق، حيث يقوم قسم الصكوك والمشروعات بإعداد مقترح بالصرفية كالآتي:

  1. التأكد من أن النسبة المطلوب دفعها هي نفسها المنصوص عليها بالعقد.
  2. التأكد من وجود المستندات المؤيدة مثل خطابات الاستشاريين واللجان الفنية التي تؤيد الطلب وتؤكد مطابقة المواصفات.
  3. التأكد من وجود شهادات الاستلام للصرفيات النهائية.
  4. التأكد من تاريخ نهاية الأعمال للصرفيات النهائية لحساب غرامة التأخير.
  5. خصم أي خصومات مطلوبة على الصرفية مثل:
    1. الدفعة المقدمة.
    2. غرامة التأخير.
    3. قيمة المواد بالموقع.
    4. أي خصومات أخرى.
  6. يرفق كشف بحساب المورد أو المقاول مع الصرفية.
  7. يتم التوقيع على الصرفية بواسطة الموظف الذي اعدها وتحول لرئيس قسم الصكوك والمشروعات لمراجعتها.
  8. تحول الصرفية لإدارة المراجعة الداخلية لمراجعتها ومن ثم تحول للسيد/ مدير الاستثمار والمشروعات للموافقة والتصديق عليها اذا كانت فى حدود صلاحياته او تحويلها للتصديق للسيد/ نائب المدير العام، الذي يقوم بالتصديق عليها إذا كانت في حدود صلاحياته أو تحويلها للسيد/ المدير العام طالباً التصديق عليها.
  9. تعاد الصرفية للسيد/ مدير الاستثمار والمشروعات بعد التصديق عليها ليتم تحويلها للإدارة المالية لاستخراج شيك الصرفية.
  10. بعد استخراج الشيك وإعداد قيوده تحول المستندات لإدارة المراجعة الداخلية لمراجعة بيانات الشيك وتحول لقسم الصكوك والمشروعات، حيث يقوم رئيس القسم بالتوقيع (ب) على الشيك ومن ثم يحول للتوقيع (أ) حسب صلاحيات التوقيع على الشيكات كالآتي:
    1. المدير العام، اكثر من 500,000 جنيه.
    2. نائب المدير العام من 500,000 جنيه فأقل.
    3. مدير الاستثمار والمشروعات250,000 جنيه فأقل.
  11. يتم تسليم شيكات الصرفيات بعد إكتمال التوقيع على الشيك بواسطة الادارة المالية –قسم الحسابات لمندوب الطرف الثاني المفوض بعد ابراز وتسجيل اثبات شخصيته والتوقيع بالاستلام. ويتم:
    1. يتم تصوير الشيك صورتين تحفظ الأولى مع مستندات الصرفية والثانية بملف الدفعيات العام.
    2. تحتفظ ادارة الحسابات بمستندات الصرفية بملفاتها وتقدم لإدارة المراجعة الداخلية عند التقدم لاي صرفية جديدة.
    3. وترفق صورة من الصرفية مع كعب الشيك وتعهاد لقسم الصكوك والمشروعات.

ثامناً: استلام المشروعات:
عند انتهاء المورد أو المقاول من الأعمال بالمشروع وتقديم ما يثبت من شهادات مطابقةً للمواصفات من الاستشاريين المشرفين واللجان الفنية المعنية تقوم الإدارة بتنسيق عمليات استلام المشروعات كالآتي:

  1. يقم قسم الصكوك والمشروعات بالتأكد من مستندات الصرفية النهائية، وشهادات مطابقة المواصفات واكتمال الاعمال.
  2. يقوم القسم بإعداد جدول زمني لاستلام المشروعات حسب مواقعها وتواريخ الانتهاء منها.
  3. تقوم الإدارة بمخاطبة وزارة المالية – إدارة الدين الداخلى بخطة الاستلام للمشروعات، لتحديد مندوبهم المفوض في عملية الاستلام.
  4. يقوم القسم بالتنسيق مع مندوب وزارة المالية والمقاول أو المورد بتحديد مواعيد القيام بمهمة الاستلام للمشروعات.
  5. عند اكتمال عملية التنسيق يقوم قسم الصكوك والمشروعات بمخاطبة الإدارة لتوفير سائق وعربة لقيام ماموريات الاستلام.
  6. يعد قسم الصكوك والمشروعات استمارة استلام وتسليم المشروعات كالآتي:
    1. استلام وتسلم ما بين المورد أو المقاول وشركة السودان للخدمات المالية.
    2. استلام وتسلم مابين شركة السودان للخدمات المالية ووزارة المالية والاقتصاد.
    3. استلام وتسلم ما بين وزارة المالية والجهة المستفيدة من المشروع.
    4. يقوم الاستشاري أو مندوب اللجنة الفنية بالتوقيع كذلك على استمارة الاستلام والتسليم.

تاسعاً: قفل ملف المشرع:
عند اكتمال الاستلام:

  1.  يتم دفع الصرفية النهائية وتخصم منها غرامة التأخير.
  2. تتاح للمقاول/ المورد فرصة استئناف غرامة التأخير وذلك بمقابلة لجنة الغرامات فى الايام المحددة لانعقادها.
  3. بعد استماع اللجنة لافادات المقاول/ المورد وبعد مراجعة المستندات المؤيدة والاستماع للاستشارى تقرر تثبيت الغرامة او اعفائها جزئياً او كلياً.
  4. ترفع اللجنة قراراتها للمدير العام للمصادقة عليها،
  5. ومن ثم تتم تسوية استحقاق المقاول/ المورد على ضوء قرارات المدير العام.
  6.  وومن ثم يتم قفل ملف المشروع ويحفظ بالارشيف، للرجوع إليه متى ما دعت الحاجة لذلك.